Señor Proveedor: Agradecemos leer detenidamente y tener presente las siguientes normas y recomendaciones para iniciar con el proceso de inscripción y selección de proveedores.
Política de tratamiento de Datos Personales
RESPONSABLE: Cooperativa Colanta
NIT: 890.904.478-6
DIRECCIÓN SEDE PRINCIPAL: Calle 74 N°64 A 51, barrio Caribe, Medellín, Antioquia, Colombia
TELÉFONO: 604-445-55-55
CORREO ELECTRÓNICO: protecciondedatos@colanta.com.co
CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES
La COOPERATIVA COLANTA, identificada con NIT 890.904.478, con domicilio en la calle 74 No.64 A 51, barrio Caribe, Medellín, Antioquia, Colombia y teléfono 604 4455555, está comprometida en respetar la privacidad de cada uno de los titulares de la información cuyos datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, y actuando de conformidad con lo dispuesto en la Ley de protección de datos personales, Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en calidad de responsable del tratamiento, se permite informar por medio de este documento a sus grupos de interés, identificados como TRABAJADORES ASOCIADOS, TRABAJADORES EN MISIÓN, PRACTICANTES, APRENDICES Y CANDIDATOS A PUESTOS VACANTES, PRODUCTORES DE LECHE ASOCIADOS, PRODUCTORES DE LECHE NO ASOCIADOS, CLIENTES, PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS, MENORES DE EDAD, ASPIRANTES Y BENEFICIARIOS DE PROGRAMAS DE EDUCACIÓN Y PROMOCIÓN COOPERATIVA y en general a todos los titulares de datos personales, sobre el contenido de la presente política interna de tratamiento de datos personales.
1.1 Objetivo
COLANTA como responsable del tratamiento de información de tipo personal de aquellos que conforman sus grupos de interés, pone a su disposición el presente documento que responde al cumplimiento de la obligación que tiene todo responsable del tratamiento de información personal de adoptar una política interna para el tratamiento de la información de carácter personal y así garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y asegurar el
correcto ejercicio de los derechos de habeas data.
Esta política de tratamiento de datos personales cuenta con dos (2) objetivos principales
que son:
✓ Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales, de acuerdo con las finalidades establecidas para cada uno de los grupos de interés.
✓ Informar y garantizar el correcto ejercicio del derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales en los que Colanta actúa como responsable o encargado del tratamiento.
1.2 Alcance
Aplica para trabajadores asociados, trabajadores en misión, practicantes, aprendices y candidatos a puestos vacantes, productores de leche asociados, productores de leche no asociados, clientes, proveedores de bienes y servicios, menores de edad, aspirantes y beneficiarios de programas de Educación y Promoción Cooperativa, y en general a todos los titulares de datos personales.
De igual manera, se determina que esta política se aplicará sin excepción, a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o tecnológicos, objeto de tratamiento por parte de COLANTA en condición de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales de los distintos grupos de interés.
1.3 Marco jurídico
Esta política de protección de datos personales se elaboró conforme a lo estipulado en la
normatividad vigente en Colombia, que integra:
✓ Constitución Política (Artículo 15).
✓ Sentencia de la Corte Constitucional C-748 del 2011.
✓ Ley 1581 de 2012.
✓ Decreto Reglamentario 886 de 2014.
✓ Titulo V de la Circular Única No.002 de 2015.
✓ Capítulo 25 y 26 del Decreto 1074 de 2015.
✓ Guía de responsabilidad demostrada proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.4 Definiciones
Para facilitar la comprensión de este documento, se presentan las definiciones de los conceptos que servirán de guía para la relación entre el titular de los datos personales y COLANTA.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Conducta inequívoca: aquellas que no admiten duda o equivocación del titular, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. El silencio no puede asimilarse a una conducta inequívoca.
Consentimiento del titular: es una manifestación de la voluntad, informada libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.
Consulta: los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado.
Datos de carácter personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos de carácter sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Estatutos cooperativos: son el conjunto de normas internas que describen los derechos y deberes de los Asociados, procedimientos y trámites internos derivados de su condición y demás disposiciones legales aplicables al acuerdo cooperativo.
Finalidad: La finalidad corresponde a los fines exclusivos para los cuales los datos fueron entregados por el titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada; cualquier utilización diversa, deberá ser autorizada en forma expresa por el titular.
Habeas data: es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales. El habeas data confiere un grupo de facultades al individuo para que, en ejercicio de la cláusula general de libertad, pueda controlar la información que de sí mismo ha sido recopilada por una central de información. En ese sentido este derecho fundamental está dirigido a preservar los intereses del titular de la información ante el potencial abuso del poder informativo.
Reclamo: es el procedimiento que sigue el titular de los datos personales o sus causahabientes cuando considere que la información debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular de los datos personales: es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado o por cuenta del responsable del tratamiento.
SARLAFT: Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Sistemas de videovigilancia: medios tecnológicos (cámaras de vídeo) ubicados en las instalaciones para monitorear la seguridad física y de las personas.
1.5 Principios rectores para el tratamiento de los datos personales
COLANTA como responsable de los datos personales de sus grupos de interés está comprometida con el derecho constitucional de habeas data y los principios que lo rigen para lo cual tiene implementadas las herramientas técnicas, administrativas y humanas que garantizan el acceso y circulación restringida, la calidad y veracidad, la confidencialidad, la finalidad, la legalidad, la libertad, transparencia y seguridad de los datos personales.
CAPÍTULO II TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
COLANTA trata los datos personales de sus grupos de interés de la siguiente manera:
2.1 Recolección de los datos personales
Los datos personales que COLANTA capta de los diferentes grupos de interés se obtienen en virtud de las relaciones establecidas para el desarrollo de su objeto social. Dichos datos personales pueden ser recolectados de manera física o digital, previa autorización otorgada por parte del titular de manera clara, expresa e informada.
En algunos casos se solicitan datos sensibles y de menores de edad, los cuales son de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato o su representante legal. COLANTA puede utilizar sin previa autorización del titular los datos públicos, entendiendo que aquellos se encuentran contenidos en documentos públicos.
2.2 Uso de los datos personales
Los datos personales que se identifican dentro de cada grupo de interés de COLANTA podrán ser captados, recolectados, custodiados, organizados, almacenados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos y gestionados de acuerdo con las siguientes finalidades:
2.2.1 Finalidades generales para todos los grupos de interés
✓ Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual y poscontractual de naturaleza comercial, civil o laboral y cualquier otra que surja entre las partes en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de COLANTA.
✓ Consultar, verificar y confirmar los datos personales que el titular entregue mediante el cruce de estos con bases de datos públicas, listas de control Nacionales e Internacionales relacionadas con lavado de activos y financiación del terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal colombiano, para dar cumplimiento a la normatividad SARLAFT aplicable para La Cooperativa.
✓ Transmitir los datos personales de los titulares a entidades de control, judiciales o administrativas, cuando estos sean requeridos o necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
✓ Transmitir los datos personales del titular a Terceros incluso fuera del país, con quienes realice alianzas o contratos para fines administrativos, comerciales y operativos comprendidos dentro de su objeto social.
✓ Compartir los datos personales con aliados comerciales, para el ofrecimiento de servicios que puedan ser de interés del titular.
✓ Monitorear a través de sistemas de video vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y establecimientos de comercio de COLANTA, sus agencias, sedes, sucursales y en aquellos establecimientos de sus entidades filiales, escindidas, subordinadas o controladas o en las que COLANTA tenga participación patrimonial o sean afines, con el objeto de garantizar la seguridad de las personas y los bienes.
✓ Perfilar y controlar el acceso a programas, aplicativos y/o dispositivos tecnológicos utilizados por COLANTA.
✓ Controlar el ingreso y salida del personal a las instalaciones o infraestructura física de propiedad de la Cooperativa o en donde tenga operaciones.
✓ Brindar asistencia técnica y/o atención referente a quejas, solicitudes y/o sugerencias de los productos, servicios ofrecidos y temas de interés general.
✓ Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para la toma de decisiones corporativas, estratégicas o comerciales.
✓ Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico o físico, conocido o por conocerse, información y notificaciones de carácter general, institucional, comercial y/o de mercadeo, relacionadas con los productos y servicios ofrecidos por COLANTA o alguna de sus marcas, unidades de negocio y/o establecimientos de comercio asociados, así como de sus entidades filiales, subordinadas o controladas, como de cualquiera en la que COLANTA tenga participación patrimonial.
✓ Consultar y tratar los datos personales para la realización de evaluaciones y/o seguimiento de la calidad del producto recibido o entregado que permitan tomar decisiones.
✓ Informar, ofrecer y ejecutar programas o eventos corporativos, educativos, recreativos o comerciales desarrollados por las diferentes áreas de la Cooperativa COLANTA o por terceros aliados
✓ Tratar datos sensibles así: a) permitir de manera directa o por parte de un tercero designado, el uso de mi imagen, voz, fotos, sonidos, huella dactilar y filmaciones magnéticas con fines administrativos, informativos y educativos. b) permitir de manera directa o por parte de un tercero designado, el uso de mi imagen, voz, fotos, sonidos, y filmaciones magnéticas con fines comerciales o de publicidad en general, captados durante los eventos, programas o actividades institucionales realizadas por las diferentes áreas de Colanta, de manera que estos puedan ser utilizados en: la página web, emisoras, perfiles en redes sociales de la empresa, filmaciones destinadas a difusión comercial, publicaciones en revistas u otros medios relacionadas con nuestro sector, entre otros.
✓ Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercadeo de los servicios prestados y los productos ofrecidos por COLANTA.
✓ Responder a las consultas y reclamos en el ejercicio del derecho de habeas data que se realicen por medio de los canales que COLANTA ponga a disposición de los titulares.
2.2.2 Finalidades para candidatos a puestos vacantes, trabajadores asociados, trabajadores en misión, practicantes, aprendices
✓ Establecer y gestionar el proceso de selección que adelante COLANTA en sus etapas.
✓ Establecer y gestionar la relación laboral.
✓ Realizar visitas domiciliarias y entrevistas con el objetivo de verificar la composición del núcleo familiar, nivel socioeconómico, distribución de espacios sociales, conducta personal y familiar y análisis del entorno familiar y social.
✓ Crear la historia laboral y la historia médico ocupacional del Trabajador Asociado, trabajador en misión, practicante o aprendiz.
✓ Identificar peligros y realizar la valoración y control de los riesgos laborales, con el fin de prevenir accidentes e incidentes de trabajo, emergencias y enfermedades laborales.
✓ Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través de sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.
✓ Utilizar los datos personales del trabajador para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de las funciones propias que le corresponden en COLANTA.
✓ Asignar herramientas de trabajo, permisos, roles y usos en activos de información de COLANTA.
✓ Realizar un correcto proceso de pago, descuento e informes relativos a la nómina.
✓ Tratar datos sensibles como los relativos a la salud y biométricos como huellas digitales y el rostro para aplicar los procedimientos administrativos necesarios a fin de establecer y mantener la relación laboral.
✓ Expedir certificados laborales.
2.2.3 Finalidades para productores de leche asociados y no asociados
✓ Permitir el ejercicio de los derechos y deberes derivados de la calidad de Asociado de COLANTA de acuerdo con lo estipulado en los Estatutos de La Cooperativa.
✓ Presentar, comunicar y ofrecer productos y servicios de asesorías agroindustriales y/o asistencia técnica que sean brindadas por COLANTA y/o por terceros aliados.
✓ Recolectar y registrar los datos personales del Productor de leche asociado y no asociado y su núcleo familiar con el fin de ofrecer e informar los programas realizados por las diferentes áreas de La Cooperativa o por terceros aliados.
✓ Tratar datos sensibles como los relativos a la salud para aplicar los procedimientos administrativos relacionados con su calidad de asociado.
✓ Tratar la información de los hijos menores de edad de los Productores de leche asociados con el fin de darles acceso a los beneficios o derechos en salud, educación, recreación, arte, cultura, y demás actividades que se adelanten en COLANTA, así como la toma y publicación de registros audiovisuales realizados en los eventos organizados por
COLANTA.
2.2.4 Finalidades para clientes crédito
✓ Obtener, comparar, evaluar y consultar por parte de Colanta o quien represente sus derechos u obstante en el futuro la calidad de acreedor en las centrales de información de la Superintendencia Financiera de Colombia, Datacrédito o cualquier otra fuente, la información y referencias relativas a su comportamiento crediticio y capacidad de endeudamiento.
✓ Reportar a las centrales de información de la Superintendencia Financiera de Colombia, Datacrédito o cualquier otra fuente, la información relacionada con el cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones crediticias, conforme a lo estipulado en la Ley 1266 de 2008 y 2157 de 2021 y adelantar todas las gestiones requeridas para realizar la cobranza
de las obligaciones y la recuperación de cartera tanto judicial como extrajudicialmente.
2.2.5 Finalidades para proveedores
Frente al tema de proveedores son aplicables las finalidades generales indicadas en el numeral “2.2.1 GENERALES PARA TODOS LOS GRUPOS DE INTERÉS”
.
Para el caso del grupo de interés de proveedores de carne, adicionalmente se tiene la siguiente finalidad:
✓ Presentar, comunicar y ofrecer productos y servicios de asesorías agroindustriales y/o asistencia técnica que sean brindadas por COLANTA y por terceros aliados.
2.2.6 Finalidades para aspirantes y beneficiarios de programas de Educación y Promoción Cooperativa
✓ Recolectar, registrar y actualizar los datos personales con la finalidad de informar, controlar, atender y acreditar las actividades con relación a su condición de aspirante y/o beneficiario de los programas de Educación y Promoción Cooperativa.
✓ Transmitir la información a terceros que tengan una relación o acuerdo vigente con la(s) que COLANTA desarrolle sus programas de Educación y Promoción Cooperativa.
2.2.7 Finalidades para menores de edad
Los datos personales de los menores de edad son tratados por COLANTA, salvaguardando siempre los derechos e intereses superiores del menor y para su uso es indispensable la autorización de los representantes legales de éste. Las finalidades son las que a continuación se indican:
Para el caso de participación de menores de edad en eventos y actividades
✓ Recolectar, almacenar, conservar y transmitir los datos personales que sean necesarios para participar en el evento o la actividad que se ejecute.
✓ Tomar registros audiovisuales del menor los cuales son considerados datos sensibles con fines comerciales o de publicidad en general, captados durante los eventos, programas o actividades institucionales realizadas por las diferentes áreas de COLANTA, de manera que estos puedan ser utilizados en la página web, emisoras, perfiles en redes sociales de la empresa, filmaciones destinadas a difusión comercial, publicaciones en revistas u otros medios relacionadas con nuestro sector, entre otros.
Para el caso de vinculación a uno de nuestros grupos de interés
Le son aplicables todas las finalidades generales y las descritas para el grupo de interés al que pretenda vincularse.
COLANTA como responsable del tratamiento de los datos, respeta y responde por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegura el respeto de sus derechos fundamentales, para ello escucha su opinión y la valora teniendo en cuenta la madurez, autonomía, capacidad de entendimiento y comprensión de las consecuencias que conlleva el tratamiento; en caso de ser necesario el tratamiento de sus datos personales, se toma la autorización respectiva del representante legal de los niños, niñas y adolescentes velando siempre por el uso adecuado de los datos personales.
Así mismo, se informa que no es obligación otorgar la autorización, toda vez que los datos personales sobre los que versa la misma, se consideran datos sensibles según la legislación vigente.
2.2.8 Tratamiento de datos sensibles
De acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, en materia de protección de datos personales, se consideran datos sensibles los “que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.
Ante un tratamiento eventual de este tipo de datos, COLANTA acata las limitaciones legales estipuladas para este tratamiento y se asegura de que el titular de la información sensible haya autorizado el tratamiento de forma clara, previa y expresa.
Igualmente, tendrá en cuenta los casos de excepciones en el tratamiento de datos sensibles cuando: (i) Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización; (ii) Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; y (iii) tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
El tratamiento que COLANTA efectúa de los datos sensibles se lleva a cabo bajo las siguientes reglas:
✓ Tiene especial atención y refuerza su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, por lo que mantiene una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.
✓ Establece los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar la información de forma adecuada, con niveles de restricción de acceso para el personal de COLANTA y de terceros.
Tratamiento de datos sensibles capturados por sistemas de videovigilancia
COLANTA utiliza un sistema de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus sedes a nivel nacional, con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas y las instalaciones, por lo que informamos de la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de videovigilancia, todos ubicados de forma estratégica para su fácil identificación. No se tienen cámaras instaladas en lugares donde la recolección de imágenes pueda afectar la imagen o la vida privada e íntima de las personas.
La autorización se determina por conducta inequívoca de parte del titular, al efectuar el ingreso a las sedes y demás establecimientos de comercio de propiedad de COLANTA.
2.3 Circulación de los datos personales
COLANTA solo comparte los datos personales con terceros encargados con los que tenga alianzas y/o acuerdos comerciales siempre que cuente con la debida autorización del titular, es decir, que este haya otorgado su consentimiento para realizar transmisión y/o transferencia, o que dichas acciones sean requeridas o autorizadas por la ley o una autoridad judicial.
COLANTA tiene establecido en los contratos de transmisión de datos que se celebren con los Encargados, cláusulas que establecen el deber de estos de garantizar la seguridad y la privacidad de la información del titular.
Dentro de esos lineamientos mínimos están los siguientes:
✓ Garantizar el cumplimiento de la Ley y la presente Política de tratamiento de datos.
✓ Cumplir con los principios que tutelan el tratamiento de datos personales.
✓ Contar con políticas y procedimientos en torno a la seguridad de la información.
✓ Notificar de manera inmediata a COLANTA, cuando se presente un incidente de seguridad que involucre la información entregada.
✓ Notificar a COLANTA de cualquier requerimiento que reciba de las autoridades competentes, que implique la divulgación de datos personales.
✓ Atender de forma oportuna y apropiada las solicitudes que le haga COLANTA en relación con el tratamiento de los datos personales sujetos a la transmisión.
2.4 Conservación de los datos personales
COLANTA dispone de recursos técnicos, administrativos y humanos que garantizan la integridad, confidencialidad y disponibilidad de sus bases de datos. Es así como la información está siempre protegida de pérdida, acceso, modificación, divulgación o uso indebido.
Con el fin de evitar el acceso no autorizado o divulgación, se tienen establecidos procedimientos que se valen de herramientas físicas, electrónicas y administrativas apropiadas para salvaguardar y asegurar la información que recopilamos en forma física y digital.
2.5 Disposición final de los datos personales
La vigencia de los datos personales que COLANTA recolecta, almacena, usa o circula en sus bases de datos se extiende por el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, COLANTA procede a la supresión de los datos personales en su posesión.
Dicha supresión se efectúa en consideración a los procedimientos y políticas establecidos en el área de Administración Documental (tablas de retención) y Tecnología de la Información.
No obstante, lo anterior, los datos personales se conservan cuando se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, atendiendo a las disposiciones aplicables en materia administrativa, contable, fiscal e histórica.
CAPÍTULO III DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
Como titular de información de tipo personal que reposa en las bases de datos de COLANTA, el titular podrá ejercer el derecho de habeas data directamente, por medio de apoderado o por el causahabiente del titular, quien deberá acreditar tal calidad, con el objeto de:
✓ Conocer, actualizar y rectificar los datos personales suministrados a COLANTA o a sus encargados. Este derecho lo podrá ejercer entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
✓ Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLANTA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
✓ Ser informado por COLANTA o sus encargados, previa solicitud respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
✓ Presentar ante las SIC quejas por infracciones que considere que COLANTA o sus encargados hayan cometido frente a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 o en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
✓ Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento COLANTA no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
✓ Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del tratamiento.
A continuación, se describe el contenido y detalle de cada uno de los derechos que el titular puede hacer valer a través del ejercicio de su derecho de Habeas data:
Derecho de conocimiento y/o acceso
Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte de COLANTA en los términos expresados en la norma que rige para esta materia, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los
encargados.
En cuanto al derecho al acceso: el titular de los datos personales tendrá derecho a acceder en forma gratuita a estos.
En cuanto al derecho a conocer y/o consultar: el titular podrá hacerlo de forma gratuita (i) una vez al mes y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas y procedimientos de tratamiento.
Derecho de actualización
Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por COLANTA como datos personales en los términos expresados en la norma.
Derecho de rectificación
Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando estos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error.
Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
Solicitud de supresión o cancelación del dato
El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar aportando, si es del caso, la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que estos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales.
Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en las bases de datos o archivos.
Igualmente, el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de estos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.
En todo caso, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
3.1 Procedimientos para el ejercicio del derecho de habeas data
COLANTA como responsable del tratamiento de datos personales de los distintos grupos de interés, con el ánimo de garantizar el ejercicio del derecho de Habeas data ha determinado que la Unidad de Cumplimiento es el área responsable de tramitar las consultas y reclamos que en materia de protección de datos personales se presenten.
3.1.1 Canales de atención habilitados
Correo electrónico: protecciondedatos@colanta.com.co
Domicilio principal: Calle 74 N°64 A 51 barrio Caribe, Medellín, Antioquia, Colombia.
Horario de atención: lunes a viernes de 7:00 a. m. a 5 p. m. y sábados de 9:00 a. m. a 1:00 p. m.
Teléfono: (604) 445 7010 o 300 912 0125.
3.1.2 Procedimiento de consultas y reclamos
A continuación, se describen los detalles del procedimiento que garantiza el correcto ejercicio de los derechos como titular de los datos personales.
3.1.2.1 Generalidades
Con el fin de ejercer el derecho de Habeas data, se deberá cumplir con los siguientes requisitos según sea el caso.
Ejercicio del derecho por parte del titular de los datos personales:
Para ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, el titular podrá hacerlo de forma escrita o por teléfono, a través de los medios habilitados por COLANTA según sea el caso, acompañando dicha solicitud de su firma, indicando además el correo electrónico o la dirección donde desee recibir la respuesta y copia de la identificación personal, documento similar o análogo que permita validar la titularidad, cuando la solicitud se realice por medio de la línea de atención al cliente se le recibe la solicitud y se le asigna un radicado para realizar la trazabilidad del caso.
Ejercicio del derecho de Habeas data de menores de edad o a través del apoderado:
El ejercicio de los derechos de Habeas data relacionados con menores de edad, deberán ser ejercidos a través de quien acredite la representación legal del menor.
Por medio del apoderado: para esto se deberá adjuntar un poder especial o general debidamente autenticado. Si se presenta una solicitud por parte de una persona diferente al titular sin que este aporte el poder requerido, se considerará la solicitud como no presentada.
Ejercicio del derecho de Habeas data por parte del causahabiente del titular:
Este deberá presentar el documento que acredite que fallecimiento del titular de los datos, además del documento que lo acredite como causahabiente de este.
Contenido de la respuesta e información suministrada por parte de COLANTA:
Toda información que se brinde al titular de los datos personales deberá ser legible, precisa y verificable.
Requisito de procedibilidad: el titular, su apoderado o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante COLANTA. Igualmente, agotados los términos legales, si no obtuvo respuesta a su consulta o reclamo en materia de Habeas data por parte de COLANTA, el titular, apoderado o causahabiente podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por las posibles infracciones a la normatividad en materia de protección de datos personales por parte de COLANTA.
3.1.2.2 Consultas.
El titular de los datos podrá elevar consultas que tengan como objeto conocer:
✓ La información de tipo personal que de él reposa o esté vinculada en las bases de datos de propiedad de COLANTA.
✓ El origen de los datos, o cualquier otro dato personal que haya sido obtenido mediante cualquier tipo de procedimiento, operación o tratamiento.
✓ A quienes se ha transmitido y/o transferido sus datos de carácter personal o a quien se pretende comunicar estos.
Medio: la consulta se deberá formular por los canales autorizados previamente como: página web, correo electrónico o directamente ante el área designada para resolver estas solicitudes.
Tiempo de atención: la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente hábil del de recibo de la solicitud.
Prórroga: en caso de no ser posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.
Información por suministrar: cuando los titulares de datos personales realicen una consulta sobre su información de tipo personal, COLANTA, en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de sus datos personales, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada al titular de la información.
En los casos en que las consultas por un mismo titular de los datos personales, exceda a una (1) por cada mes calendario, se generará un cobro limitado a los gastos de envío, reproducción o certificación de documentos.
3.1.2.3 Reclamos
El titular de los datos podrá presentar reclamos que tengan como objeto:
✓ Corregir, actualizar o suprimir los datos personales.
✓ Cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los derechos contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar el reclamo ante COLANTA o el encargado del tratamiento.
Medio: el reclamo se deberá formular por los canales habilitados por la COLANTA, indicados en la presente política.
Condiciones para atender el reclamo: el reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física o de correo electrónico a la que desee se le envié la respuesta, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Tiempo de atención: el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Prórroga: cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamo con información incompleta: si el reclamo resulta incompleto, es decir que le falta alguna de las condiciones antes anotadas, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas.
Desistimiento del reclamo por parte del interesado: si el reclamo se ha presentado de forma incompleta y se notificó oportunamente para que se subsanara el error y el solicitante no ha dado respuesta dentro de los dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Competencia para responder: en caso de que COLANTA reciba un reclamo por parte de un titular de información y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.
CAPÍTULO IV DISPOSICIONES FINALES
COLANTA cuenta con un Programa Integral de Protección de Datos Personales, del cual hace parte la presente política, junto con los demás procedimientos, formatos e instructivos que lo complementan, el cual tiene como fin garantizar el derecho de Habeas data del titular de los datos personales, todo ello en consonancia con la normatividad que rige para la materia.
La presente política fue aprobada por el órgano permanente de administración de COLANTA, constituyéndose en una norma fundamental de obligatorio cumplimiento para todos sus Asociados Trabajadores.
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del tratamiento, referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, COLANTA informará estos cambios al titular antes de implementar las nuevas políticas.
La Política de tratamiento de Datos Personales fue aprobada el 5 de octubre de 2016 y la última actualización se efectúo a los veintitrés (23) días del mes de agosto de 2023.
La fecha de entrada en vigor es a partir del 1 de septiembre de 2023.