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INTRODUCCIÓN

Mediante esta declaración se establecen los pilares que sustentan el vínculo con nuestros aliados estratégicos de negocio, formulando de manera clara las pautas de comportamiento que COLANTA promueve en sus proveedores; con el objetivo de lograr un impacto positivo en las comunidades y cumplir estándares legales y éticos, fomentando relaciones comerciales sólidas, alineadas con nuestros valores corporativos:

  • Solidaridad: nos sentimos comprometidos con el acontecer de La Cooperativa y asumimos que nuestras acciones afectan a los demás.

  • Participación: somos una organización democrática, donde cada Asociado tiene incidencia en la toma de decisiones e igualdad de oportunidades.

  • Equidad: facilitamos el desarrollo integral del Asociado y su familia, mediante la distribución justa y equitativa de los beneficios cooperativos.

  • Honestidad: realizamos todas las operaciones con trasparencia y rectitud.

  • Lealtad: somos fieles a La Cooperativa y buscamos su desarrollo y permanencia en el tiempo.

  • Responsabilidad: obramos con seriedad, en consecuencia, con nuestros deberes y derechos como Asociados, acorde con nuestro compromiso con La Cooperativa.

  • Respeto: escuchamos, entendemos y valoramos al otro, buscando armonía en las relaciones interpersonales, laborales y comerciales.

  • Mística: realizamos nuestro trabajo bien desde el principio, con la convicción de entregar lo mejor.

  • Confianza: cumplimos con lo prometido al ofrecer los mejores productos y servicios a un precio justo y razonable.

  • Coherencia: pensamos y actuamos en consonancia con los objetivos personales y laborales.

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En la Cooperativa Colanta nos comprometemos a promover relaciones comerciales éticas, responsables y sostenibles en todas las etapas de la cadena de suministro, reconociendo la importancia de trabajar de la mano con nuestros aliados estratégicos de negocio para garantizar prácticas comerciales justas e integrales que permitan el fortalecimiento del vínculo en el largo plazo y el logro de los objetivos comunes que satisfagan las expectativas de los intervinientes y los grupos de interés.

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Este Código de Conducta para Proveedores de bienes y servicios, está alineado con nuestro Código de Ética y Buen Gobierno Cooperativo, que establece los principios y valores fundamentales que rigen nuestras operaciones.

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos humanos, éticos y ambientales, sobre los cuales se establecerá la relación comercial entre Colanta y sus proveedores de bienes y servicios, buscando adoptar buenas prácticas en todas las etapas de la cadena de suministro.

2. ALCANCE

Este código de conducta aplica para todos los proveedores de bienes y servicios nacionales e internacionales que tengan relación comercial con la Cooperativa Colanta. Sólo se contratará con proveedores legalmente constituidos que den cumplimiento y promuevan con sus proveedores, subcontratistas y demás asociados lo aquí contenido.

3. PILARES FUNDAMENTALES
3.1 DERECHOS HUMANOS Y CONDICIONES LABORALES DIGNAS

Los proveedores de bienes y servicios que tienen relación comercial con La Cooperativa Colanta se comprometen a respetar y proteger los derechos humanos fundamentales y a proporcionar unas condiciones laborales dignas a sus empleados dentro de su área de responsabilidad e influencia. Así mismo, deberán asegurar que sus aliados estratégicos contribuyan al cumplimiento de estos derechos, enmarcados en los siguientes aspectos:

 

3.1.1 Respeto a los Derechos Humanos: El proveedor de bienes y servicios debe respetar los derechos humanos fundamentales de todas las personas involucradas en su cadena de suministro, incluidos sus empleados y diferentes grupos de interés.

 

3.1.2 Condiciones Laborales dignas y equitativas: El proveedor de bienes y servicios debe proporcionar condiciones laborales seguras y sanas a sus empleados, dando cumplimiento a todas las normas laborales aplicables, entre ellas, pero sin limitarse: jornada laboral, afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social Integral, pago de salarios justos y garantías mínimas dentro de los parámetros legales.

 

3.1.3 Trabajo Forzoso: El proveedor de bienes y servicios debe garantizar que ninguno de sus colaboradores se encuentre prestando sus servicios en contra de su voluntad; por motivos de engaño, amenazas, violencia física y/o psicológica, o cualquier otra razón que desencadene en una coacción para ejecutar sus labores sin en realidad desearlo.

 

3.1.4 Trabajo Infantil: El proveedor de bienes y servicios debe asegurar que ni él ni ninguno de sus grupos de interés, participe en ninguna circunstancia en cualquier forma de trabajo infantil.

 

3.1.5 Remuneración: El proveedor de bienes y servicios debe ajustarse a la normatividad legal vigente en términos de remuneración, promoviendo una mejor calidad de vida a sus trabajadores y sus familias.

 

3.1.6 Libertad de asociación: Los proveedores de bienes y servicios deben garantizar el derecho de su personal a crear, afiliarse y gestionar sus propias organizaciones colectivas.

 

3.1.7 Igualdad y No Discriminación: El proveedor de bienes y servicios debe tratar a todos los empleados con dignidad y respeto, sin discriminación por motivos de raza, género, orientación sexual, religión, origen nacional, edad, discapacidad u otra característica protegida.

 

3.2 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO El proveedor de bienes y servicios debe garantizar un entorno laboral seguro y saludable, conforme a la normatividad vigente y lo establecido en los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). Esto implica proporcionar condiciones de trabajo que minimicen los riesgos, los accidentes de trabajo, las afectaciones a la salud y las emergencias. El proveedor de bienes y servicios debe evaluar los riesgos laborales inherentes a sus operaciones y tomar medidas adecuadas para reducirlos. Esto incluye la implementación de controles de seguridad para prevenir accidentes y lesiones de origen laboral. De igual forma debe proporcionar la formación y capacitación continua, abarcando entre otros, el uso seguro de los elementos de protección personal, procedimientos de emergencia y demás aspectos relevantes para la operación. Así mismo, deben fomentar la participación de sus empleados y partes interesadas en la identificación y mitigación de riesgos, promoviendo una cultura de seguridad y salud en el trabajo. Los representantes de los proveedores que trabajen en cualquier sede de Colanta deben respetar y acatar, las normas y estándares de seguridad de la Cooperativa.

 

3.3 SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL Nuestros proveedores de bienes y servicios deben garantizar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales aplicables y demostrar la gestión e implementación de las medidas relacionadas con: Reducción de impactos ambientales de su operación. Optimización de recursos naturales. Gestión integral de sustancias peligrosas. Evaluación de los riesgos ambientales.

Implementación de medidas para la reducción de gases de efecto invernadero (GEI). Implementación de medidas para la gestión integral de residuos sólidos con un enfoque de economía circular. Comunicación a las partes interesadas del desempeño ambiental de sus operaciones.

 

3.4 CALIDAD DE MATERIAS PRIMAS Y SERVICIOS Los proveedores deben dar cumplimiento a las normas técnicas vigentes y a los estándares mínimos relacionados con la calidad y seguridad de las materias primas, materiales de empaque, insumos y servicios suministrados. Además, deben cumplir con todos los requisitos de calidad acordados, con el fin de proporcionar bienes y servicios que cumplan con las necesidades de la Cooperativa Colanta y partes interesadas.

 

3.5 ÉTICA EN LA CONDUCTA COMERCIAL Y BUENAS PRÁCTICAS

3.5.1 Cumplimiento Legal y Ético: El proveedor de bienes y servicios debe cumplir con toda la normativa y las regulaciones aplicables en todas las jurisdicciones donde opere, así como adherirse a los más altos estándares éticos en todas sus operaciones.

 

3.5.2 Integridad en los Negocios: Los proveedores deben abstenerse de ofrecer, realizar, solicitar o aceptar, de manera directa o indirecta, cualquier tipo de pago, beneficio o ventaja que pueda influir en las condiciones comerciales, negociación, prioridad en los trámites, o cualquier otro aspecto que desvíe el curso normal de las solicitudes y compras. Todas las interacciones y negociaciones deberán realizarse de manera ética y transparente, asegurando la equidad y el respeto a las políticas establecidas.

 

3.5.3 Conflictos de interés: El proveedor de bienes y servicios debe declarar su compromiso con la identificación, divulgación y manejo apropiado de cualquier conflicto de interés en virtud del vínculo comercial que sostiene con la Cooperativa Colanta, evitando así la ocurrencia de situaciones que puedan socavar la confianza y la buena fe que comprometan negativamente los estándares éticos establecidos.

 

3.5.4 Confidencialidad y protección de la información: Los proveedores de bienes y servicios se comprometen a respetar y proteger la confidencialidad de toda la información a la que accedan durante la relación comercial, reconociendo que dicha información es un activo valioso y esencial para el funcionamiento y la reputación de todas las partes involucradas. En consecuencia, no podrán divulgar, compartir ni utilizar la información para fines distintos a los establecidos en los acuerdos comerciales. También deberán implementar las medidas adecuadas para proteger la información contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción, garantizando así su integridad y seguridad. En caso de cualquier incidente que comprometa la confidencialidad de la información, el proveedor se compromete a notificar de inmediato a Colanta para tomar las medidas correctivas necesarias. Todo lo anterior, teniendo en cuenta que Colanta sigue una estricta Política de Protección de Datos Personales y aplica principios que garantizan la seguridad y la confianza en la gestión de la información de sus grupos de interés y para ello, implementa medidas técnicas, administrativas y humanas alineadas con la normativa vigente.

 

3.6. IMAGEN CORPORATIVA Los proveedores no están autorizados para utilizar elementos de la identidad visual y conceptual de la Cooperativa, en ningún tipo de pieza o medio para su propio beneficio o de terceros, a menos que cuenten con autorización previa por parte de Colanta, considerando que La Cooperativa preserva su reputación, credibilidad e imagen corporativa, en relación con la calidad de sus productos, servicios, activos, marcas e intangibles.

 

3.7 CUMPLIMIENTO Y ALERTAS

3.7.1 Cumplimiento y consecuencias Los proveedores deben conservar las evidencias de todas las operaciones realizadas dentro de alguna de las etapas de la cadena de suministro, por ejemplo; procedimientos internos, indicadores y/o documentación propia de la relación comercial que sustenten lo descrito en este documento, con el fin de dar respuesta a cualquier requerimiento formulado por la Cooperativa Colanta o cualquier entidad o autoridad. La Cooperativa Colanta promueve buenas prácticas de aprovisionamiento e invita a los diferentes proveedores de bienes y servicios a cumplir los principios y normas indicados anteriormente, sin embargo, pueden ocurrir eventos que supongan una vulneración del Código de Conducta para proveedores de Colanta; en estos casos, previo a un análisis de cada situación y conocidas las medidas correctivas que impidan su repetición, sin que estas fueran debida y oportunamente adoptadas, la Cooperativa Colanta se reserva el derecho de terminar la relación comercial.

 

3.7.2 Alertas El proveedor de bienes y servicios debe proporcionar canales seguros y confidenciales para que los empleados y otras partes interesadas informen sobre posibles vulneraciones de este código de conducta o cualquier otra gestión inapropiada a la Cooperativa Colanta. La Cooperativa Colanta, dispone de canales de comunicación para que los proveedores de bienes y servicios puedan reportar cualquier situación que consideren inusual, sospechosa, que implique un conflicto de interés, o que represente una vulneración al presente Código de Conducta. Los reportes pueden realizarse de manera confidencial a través de los siguientes medios: contacto directo con la Unidad de Cumplimiento mediante el número telefónico 604 445 55 55, extensión 4624, o, en su defecto, a través del correo electrónico reportessarlaft@colanta.com.co

 

4. VIGENCIA Este Código de Conducta para Proveedores entra en vigor a partir del mes de abril de 2025. Su vigencia se mantendrá de manera indefinida hasta que se realicen modificaciones o actualizaciones oficiales. Cualquier cambio en el presente código será comunicado por escrito a los proveedores, quienes deberán cumplir con las nuevas disposiciones a partir de la fecha de su notificación.

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Señor Proveedor:  Agradecemos leer detenidamente y tener presente las siguientes normas y recomendaciones para iniciar con el proceso de inscripción y selección de proveedores.

  1. Todo proveedor de bienes y servicios a quien se le apruebe proceso de inscripción se le entregará un acceso digital a la plataforma PROVEE, deberá ingresar con el usuario y contraseña asignados por la Cooperativa y aportar toda la información que allí se requiera, el plazo máximo para completar dicha actividad será de 20 días calendario a partir de la fecha de entrega de los accesos.

  2. Tenga en cuenta que la Cooperativa posee dentro de sus requisitos documentales el diligenciamiento de diversos formatos los cuales deben ser descargados de la plataforma, firmados por el Representante legal o quien haga sus veces y posteriormente cargados nuevamente a la plataforma.

  3. La plataforma en la que se realiza la inscripción cuenta con varias etapas, a medida que avanza el proceso se le irá notificando del avance de su solicitud, le recomendamos estar pendiente del correo electrónico principal registrado en donde le llegará la información.

  4. Todos los datos y documentación que sea cargada a la plataforma pasan por un proceso de validación y verificación, la información incompleta, documentación mal diligenciada o desactualizada será rechazada y deberá diligenciarla o cárgala nuevamente según corresponda. Para este caso contará con 5 días hábiles más. 

  5. El proveedor está en la obligación de actualizar sus datos mínimo una vez cada año, para ello la plataforma se activará nuevamente para que modifique o realice los cambios pertinentes en información y documentación.

  6. Para efectos del procesamiento de los pagos, el proveedor debe entregar diligenciado el Formato de Autorización de Consignación debidamente autenticado ante notaria, acompañado de una certificación bancaria de la cuenta allí relacionada la cual deberá estar a nombre de quien figurará como proveedor.

  7. Si el proveedor cambia de cuenta bancaria, deberá relacionar dichos cambios en la Plataforma PROVEE y cargar los soportes correspondientes, este cambio será notificado a la Tesorería central para aplicar el cambio respectivo en el próximo pagó que se programe.

  8. Cuando exista cambio de razón social deberá proceder de manera inmediata con la actualización de toda la información y documentos pertinentes en la plataforma PROVEE.

  9. La información reportada por el proveedor podrá ser verificada por medio de visita o vía telefónica.

  10. Cuando el proveedor no cumpla a cabalidad con los requisitos particulares del área que lo requiere, éste debe comprometerse a realizar un mejoramiento, mediante el cumplimiento de compromisos que serán registrados por el responsable de Inscripción y selección de COLANTA.  El plazo para el cumplimiento de dichos compromisos es de un año. Cabe aclarar que existen algunos requisitos que son de obligatorio cumplimiento podrá distinguirlo en la plataforma cuando estos tengan un asterisco de color rojo.

  11. El Proveedor que abastece a dos o más dependencias de COLANTA, debe aportar la documentación particular dependiendo del bien entregado o servicio prestado, tener presente que los requisitos generales del proveedor solo se cargan una sola vez en la plataforma.

  12. En algunos casos se le podrá solicitar al proveedor muestras de los productos o servicios que ofrece, con el fin de verificar si cumple con los requisitos exigidos.

  13. Los Proveedores que presten servicios a COLANTA, deben tener todos los requisitos exigidos por la normatividad vigente en SG-SST (Seguridad y Salud en el Trabajo) – Decreto 1072 de 2015. En caso de le sea aplicable.

  14.  Documentos Legales de conocimiento general obligatorios para todos los Proveedores

Proveedores Nacionales:

Si es Persona Natural:

  • Formulario SARLAFT para el conocimiento de los grupos de interés

  • Autorización de Tratamiento de Datos Personales proveedores de bienes y servicios

  • Copia declaración de renta o certificado de ingresos

  • Copia Cédula de Ciudadanía

  • Copia RUT

                    

Si es Persona Jurídica:

  • Formulario SARLAFT para el conocimiento de los grupos de interés

  • Autorización de Tratamiento de Datos Personales proveedores de bienes y servicios 

  • Copia declaración de renta o estados financieros

  • Copia RUT

  • Copia Cédula de Ciudadanía del Representante legal.

  • Certificado de existencia y representación legal vigente

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Para Proveedores Internacionales:

  • Formulario SARLAFT (Versión Español o inglés según preferencia del proveedor)

  • Certificado de existencia y representación legal vigente o certificado tributario o su homólogo en el país de origen

  • Copia del documento de identidad del representante legal

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Nota Importante: tener presente que además de los requisitos documentales aquí descritos, existen otros requisitos obligatorios particulares dependiendo del bien entregado o del servicio prestado, la plataforma le indicará cuales de ellos poseen esta cualidad.

 

15. Código de Ética y Buen Gobierno de la Cooperativa COLANATA:

Es de gran importancia que el futuro proveedor conozca y acepte lo estipulado en el código de ética y buen gobierno de la Cooperativa, específicamente en el régimen de contratación el cual se reza lo siguiente:

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Título VIII, Régimen de Contratación, Capítulo I - artículo 21:

“COLANTA, como entidad del sector privado, se encuentra sometida al régimen del derecho privado y a su estatuto de contratación.

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En COLANTA todos los procedimientos de compras, contrataciones y su reglamentación específica, estarán previamente establecidos garantizando transparencia, para el efecto se determina:

 

COLANTA tendrá un Registro de Proveedores diseñado para su calificación, clasificación y evaluación teniendo en cuenta su origen empresarial, capacidad técnica, operativa, financiera, su solvencia moral y el compromiso con el cumplimiento permanente de altos estándares de calidad en la prestación de sus servicios.

 

COLANTA, bajo el principio de igualdad de condiciones para la evaluación y toma de decisiones en la adquisición de bienes y servicios, acoge como método el de Mejor Alternativa de acuerdo con los criterios antes mencionados.  No podrán existir contratos de prestación de bienes o servicios que no cumplan un proceso previo de selección objetiva.  Para el efecto COLANTA establecerá un Régimen de Contratación”.

 

Título VIII, Régimen de Contratación, Capitulo II, Artículo 22:

“Toda adquisición de bienes y servicios por parte de La Cooperativa, estará precedida de un procedimiento que garantice la equidad y transparencia del proceso de selección, de acuerdo con las políticas generales definidas en este código.  Tanto el procedimiento como las políticas son de obligatorio cumplimiento para todos los estamentos y funcionarios encargados de la contratación.

 

Políticas generales:

  1. La obligatoriedad de contar con un registro único Cooperativo de proponentes (contratistas y proveedores) en el que deberán estar inscritas todas las personas naturales o jurídicas que pretendan entablar relaciones contractuales con La Cooperativa.

  2. La prohibición de contratar con proponentes que no se encuentren inscritos en el mencionado registro.  Lo anterior, sin perjuicio de aquellas contrataciones que por su especialidad deban ser realizadas con proponentes no inscritos.

  3. La prohibición de formar parte del registro único Cooperativo de proponentes, aquellas personas cuyos recursos presenten un origen desconocido o dudoso o que no cumplan con todos los requerimientos establecidos en el Sistema de Prevención de Lavado de Activos.

  4. La exigencia de que toda adquisición de bienes o prestación de servicios esté debidamente documentada mediante contrato, oferta comercial, factura u orden de compra, de conformidad con las políticas establecidas por la administración de La Cooperativa.

  5. Las atribuciones de aprobación según la naturaleza y cuantía de la contratación a celebrar.

  6. Los criterios de decisión para la contratación o compra, orientados a garantizar la calidad, oportunidad y precio competitivo.

  7. La adopción de términos de referencia que definan de manera precisa las necesidades de contratación o compra, que permita a los oferentes igualdad de condiciones para la presentación de propuestas.

  8. El manejo confidencial de la información suministrada por los oferentes, hasta la toma de la decisión correspondiente.

  9. El régimen de contratación debe contener entre otras definiciones, las instancias y montos de aprobación, conforme al Estatuto Social de La Cooperativa”.

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Título VIII, Régimen de Contratación, Capitulo IV, Artículo 24:

“Inhabilidades e incompatibilidades para efectos de contratación:  Además del régimen de inhabilidades e incompatibilidades consagradas en el Estatuto Social y en la ley, se establecen las siguientes:

 

A partir de la vigencia de este código no podrán ser proveedores de COLANTA los Asociados trabajadores, ni directa ni por interpuesta persona, su cónyuge o compañero (a) permanente, sus parientes dentro del 4° grado de consanguinidad, 2° de afinidad o 1° civil, las sociedades en las cuales las anteriores personas sean socios, o en aquellas en las que hayan desempeñado cargos de dirección.

 

Tampoco pueden ser Proveedores:

  • Quienes se encuentren en interdicción o inhabilitados para ejercer el comercio.

  • Quienes hayan sido sancionados por faltas graves en el ejercicio de su profesión.

  • Quienes hayan sido condenados en cualquier época por sentencia judicial, a pena privativa de la libertad, excepto por delitos culposos.

  • Quien haya sido excluido de La Cooperativa.

  • Quienes se hayan vinculado contractualmente con COLANTA y hayan cumplido tardíamente o en forma defectuosa sus obligaciones.

  • Quienes hayan dado lugar a la resolución de un contrato por incumplimiento de su parte.

  • A quienes se les haya hecho efectiva la póliza de responsabilidad civil, cumplimiento, calidad o cualquier estipulada, por incumplimiento contractual.

  • Quien haya participado, en los últimos cinco (5) años, como miembro de los organismos de dirección, administración o control de cooperativas intervenidas por el Estado, y se le haya derivado responsabilidad en las decisiones que motivaron la intervención conforme a providencia de autoridad competente.

  • Quienes estén reportadas en las centrales de riesgo como deudores morosos.

 

Parágrafo: Sin perjuicio del cumplimiento de las normas estatutarias, no se entienden incluidos en esta previsión, los proveedores de leche cruda de COLANTA.

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